Datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung

Bildungsveranstaltung 2022

1. Worum geht es in dieser Erklärung

Mit dieser Erklärung werde ich umfassend darüber unterrichtet, welche personenbezogenen Daten nach Art und Umfang (2.) und zu welchen Zwecken (3.) im Zusammenhang mit meiner Teilnahme an der Bildungsveranstaltung von der Deutschen Olympischen Akademie e.V. (nachfolgend „DOA“), Otto-Fleck-Schneise 12, 60528 Frankfurt am Main verarbeitet werden.

Außerdem beinhaltet diese Erklärung meine Einwilligung in die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten durch die DOA für den Fall, dass die DOA nicht bereits kraft Gesetzes hierzu berechtigt ist.

Unter personenbezogenen Daten sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen,
die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

2. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet die DOA?

• Fragen zur Person: Geschlecht, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, E-Mailadresse, Telefonnummer, Mobilnummer, Zielgruppe, Einzelzimmerwunsch
• Gesundheitsdaten: Impfstatus (gegen das Coronavirus SARS-CoV-2) und ggf. weitere medizinische Daten (z.B. bestehende Krankheiten, Lebensmittelunverträglichkeiten, Grad der Behinderung)
• Fotos, Bild- und Tonaufnahmen der Person
• Zusatzfragen für Lehrkräfte: Bundesland, Name der Schule, Schulform, Unterrichtsfächer/besondere Aufgabengebiete, Auseinandersetzung mit den Themen „Olympischen Idee“ und/oder den „Olympischen Spielen“, schulpraktische Erfahrung zum Thema „Olympia“, Angaben zu einer Unterrichtsbefreiung, Teilnahme an ehemaligen Lehrerfortbildungen der DOA
• Zusatzfragen für Dozent*innen: Name der Universität, kalkulierte Anzahl an Studierenden

3. Zu welchen Zwecken werden personenbezogene Daten von der DOA verarbeitet?

a. Datenverarbeitung zum Zweck der Erfüllung des Vertrags über die Teilnahme an der Bildungsveranstaltung 

Die DOA verarbeitet personenbezogene Daten (2.) der Teilnehmer*innen, um den Vertrag über die Teilnahme an der Bildungsveranstaltung zu erfüllen. Die dazu erforderliche Datenverarbeitung umfasst folgende Zwecke:

• Aufenthaltsplanung: Datenverarbeitung zum Zweck der Organisation von Unterbringung, Verpflegung; Übermittlung von personenbezogenen Daten an die Internationalen Olympischen Akademie (IOA) und das Hotel in Delphi.
• Akkreditierung: Datenverarbeitung zur Erstellung von Akkreditierungen der Teilnehmer*innen.
• Erfüllung der Vorgaben zum Infektionsschutz: Dokumentation des Impfstatus gegen das CoronavirusSARS-CoV-2. Übermittlung von personenbezogenen Daten und medizinischen Daten an Testzentren (inkl. Labore) im Rahmen der Testdurchführung auf das Coronavirus SARS-CoV-2.
• Medizinische Betreuung: Datenverarbeitung zum Zweck der Organisation und Gewährleistung von ggf. erforderlicher medizinischer Betreuung der Teilnehmer*innen. Übermittlung von personenbezogenen und medizinischen Daten an Betreuer*innen und Ärzte.

b. Datenverarbeitung zu Zwecken der Dokumentation, Berichterstattung und Vermarktung der Bildungsveranstaltung

Die Fotoaufnahmen und Berichterstattung mit der jeweiligen betroffenen Person sind bei einer Veröffentlichung im Internet oder in sozialen Medien/Netzwerken weltweit abrufbar. Eine Weiterverwendung und/oder Veränderung durch Dritte kann hierbei nicht ausgeschlossen werden.

Für die Öffentlichkeitsarbeit der Bildungsveranstaltung können Fotos, Bild- und Tonaufnahmen der Teilnehmer*innen in folgenden Medien verbreitet werden:

• Homepage DOA, DOSB
• Facebook-Seite DOA
• YouTube-Kanal DOA
• Instagram DOA
• Twitter DOA
• Printmedien der DOA: Dokumentation der Bildungsveranstaltung (z. B. DOA Tätigkeitsbericht)

Kontakt und Information

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an die DOA-Ansprechpartnerinnen:

Hinweise zum Datenschutz nach Art. 13, 14 und 21 DSGVO für die Teilnahme an der Bildungsveranstaltung 2022

Mit dieser Anlage informieren wir Sie als betroffene Person über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Teilnahme an der Bildungsveranstaltung 2022. Außerdem informieren wir Sie hiermit über die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte. Hiermit erfüllen wir unsere Informationspflichten aus Art. 13, 14 und 21 Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne von Artikel 26 DSGVO ist

An wen kann ich mich bei Fragen zum Datenschutz wenden?

Welche Quellen und Datenkategorien werden verarbeitet?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen der Anmeldung zu der Bildungsveranstaltung erhalten haben. Relevante Daten sind:

• Fragen zur Person (2)
• Gesundheitsdaten
• Fotos, Bild- und Tonaufnahmen der Person
• Zusatzfragen für Lehrkräfte bzw. Zusatzfragen für Dozent*innen

Wofür verarbeiten die Verantwortlichen meine Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke Ihrer Teilnahme an der Bildungsveranstaltung. Die dazu erforderliche Datenverarbeitung umfasst folgendes: Aufenthaltsplanung und -Betreuung sowie Akkreditierung. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art.6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Erfüllung der Vorgaben zum Infektionsschutz. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für ist entweder Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO im Falle von gesetzlichen Vorgaben oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer Daten ausdrücklich eingewilligt hat.

Medizinische Betreuung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung medizinischer Daten ist Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer Daten ausdrücklich eingewilligt hat. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Kommunikationsförderung der Bildungsveranstaltung in Print-, oder Internetmedien sowie in Social-Media-Diensten (3.c). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Die betroffene Person hat in die Verarbeitung ihrer Daten ausdrücklich eingewilligt. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

An wen werden Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben?

Im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Bildungsveranstaltung erhalten diejenigen Stellen innerhalb der DOA Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Zudem sind die von der DOA eingesetzten IT-Dienstleister externe Empfänger, die Ihre personenbezogenen Daten im Auftrag der DOA verarbeiten. Dies ist das Unternehmen Microsoft Ireland Operations Limited als Anbieter von Microsoft Forms zur internen Verwaltung.

Weitere Stellen, an welche die personenbezogenen Daten von der DOA weitergeleitet werden, sind die Internationale Olympische Akademie zu Zwecken der Buchung der Unterkunft sowie Corona-Teststationen/Testzentren (inkl. Labore) zu Zwecken der Durchführung von Antigen-Schnelltests und PCR-Tests.

Im Rahmen der Vermarktung können Ihre personenbezogenen Daten an Diensteanbieter Sozialer Medien mit Sitz in der EU, im EWR und in den USA übermittelt werden. Hierbei kann es sich um Dienste wie Facebook Inc. (Instagram LLC), WhatsApp, Twitter Inc., Google Inc. (YouTube) handeln.

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, werden Ihre Daten für die Dauer der Teilnahme an der Bildungsveranstaltung verarbeitet und gespeichert.

Darüber hinaus unterliegen die DOA verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Zudem beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahren betragen können. Nach Ablauf der jeweiligen Speicherdauer werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht. Nach Beendigung der Teilnahme an der Bildungsveranstaltung erfolgt die weitere Aufbewahrung bis zum Ablauf der einschlägigen Fristen, soweit dies zu deren Erfüllung erforderlich ist.

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art.18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO in Verbindung mit § 19BDSG).

Die für die Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Ihnen steht es frei, sich auch bei einer anderen zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Besteht für Sie eine Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?

Soweit nachfolgend bei den Angaben zu den Rechtsgrundlagen nichts anderes erläutert wird, sind Sie zur Bereitstellung personenbezogener Daten nicht verpflichtet. In den Fällen des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sind die personenbezogenen Daten jedoch zu einer Vertragserfüllung oder zu einem Vertragsabschlusserforderlich. In den Fällen des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sind die personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer gesetzlichen Vorgabe erforderlich. Stellen Sie die betroffenen personenbezogenen Daten in diesen Fällen nicht zur Verfügung, ist die Vertragserfüllung oder der Vertragsabschluss sowie die Teilnahme an der Bildungsveranstaltung nicht möglich.

Inwieweit gibt es automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling?

Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling erfolgen nicht.

Kann ich eine von mir erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten widerrufen?

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hiervon nicht berührt. Der Widerruf ist formlos per Post oder E-Mail an die unter 1. genannte Anschrift möglich. Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, wird die DOA Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten und diese löschen.